Organiser un événement professionnel : les 6 étapes incontournables

Conférences, forums, colloques, conventions, séminaires… Vous organisez régulièrement des événements ?

Ubiqus, le spécialiste des rencontres professionnelles, vous propose de partager quelques bonnes pratiques pour réussir l’organisation d’une manifestation interne ou externe.

1/ Fédérer par un sujet porteur

2/ Choisir la date, l’horaire et le lieu

3/ Le jour J, accueillir et badger les participants

4/ Impliquer l’auditoire

5/ Prévoir une communication adaptée pour les participants étrangers

6 / Après l’événement : capitaliser dans la durée

 1/ Fédérer par un sujet porteur

Qui souhaitez-vous inviter et de quoi allez-vous parler ? Avant de se lancer corps et âme dans l’organisation, il est indispensable de définir précisément les objectifs et le public visé. On ne dit bien évidemment pas la même chose quand on s’adresse à ses partenaires, à la presse, à ses clients ou à l’interne.

Un événement est, avant tout, un moment fédérateur, il est donc primordial de bien définir en amont les messages que l’on veut transmettre et de s’interroger sur leur pertinence pour le public.

2/ Choisir la date, l’horaire et le lieu

Que cela soit pour l’organisation d’un point hebdomadaire ou pour une réunion stratégique de grande envergure (convention Groupe, séminaire…), il est important de soigner la date, le lieu et le créneau horaire de la réunion. Ces trois points sont souvent un casse-tête pour l’organisateur, et autant le dire tout de suite, il n’y a pas de jour ni d’horaire idéal !

Vous pouvez toutefois prendre en compte deux paramètres :

• la disponibilité des participants (en fonction de l’activité de l’entreprise ou du service dans lequel les personnes concernées travaillent)
• et la « disponibilité cérébrale» des collaborateurs. Ainsi, on évitera dans la mesure du possible les réunions trop tardives ou encore les réunions « marathon » afin de disposer d’un auditoire à l’écoute.

Le troisième paramètre incontournable, c’est le lieu. Il doit bien sûr être en adéquation avec le public invité et le message que l’on veut transmettre mais d’autres éléments d’ordre pratique sont à prendre en compte. Citons entre autres :
– la disponibilité : certains lieux doivent être réservés 12 à 18 mois à l’avance !
– la capacité d’accueil en configuration assise ou cocktail (certains lieux sont modulables et offrent une grande souplesse de configuration)
– l’accessibilité : le lieu est-il accessible en voiture ? En transports en commun ? Aux personnes à mobilité réduite ? Votre public a-t-il de quoi stationner ? etc.

3/ Le jour J, accueillir et badger les participants

Lors d’une rencontre professionnelle, les premières minutes sont essentielles. Un accueil efficace, un sourire et un badge personnalisé contribueront à créer un climat positif dans l’esprit du participant.
Si vous devez gérer différents types d’invités (participants étrangers, population VIP…), vous pouvez faciliter leur prise en charge avec un code couleur discret, un pictogramme ou un drapeau.

Vous pouvez également imprimer le déroulement de la journée (ou le plan d’accès) sur un badge programme. Si vous souhaitez gérer des droits d’accès ou tout simplement recueillir des statistiques post-événement, vous pouvez également utiliser des QR codes ou des codes-barres.

Enfin, pour que les invités s’orientent facilement sur le lieu de la réunion, pensez à avoir une signalétique claire : roll-up pour baliser la présence du stand d’accueil et affiches aux points stratégiques.

Pensez aussi au mur d’image (photowall) pour avoir un fond approprié en cas de photos destinées à agrémenter un communiqué de presse !

4/ Impliquer l’auditoire

En tant qu’organisateurs d’événements, vous avez peut-être déjà été confronté à différentes problématiques au moment des sessions de questions/réponses. Trop peu de questions, auditoire passif, syndrome de la « première question » difficile à enrayer, ou à l’inverse trop de questions et pas assez de temps pour y répondre.

Pour capter (et conserver) l’attention de vos invités, pensez à les faire participer. Les solutions d’interactivité Ubiqus (participation via smartphone ou tablette, vote avec boîtiers) vous permettent de favoriser les échanges et d’impliquer les participants en toute simplicité.

5/ Prévoir une communication adaptée pour les participants étrangers

La prise en charge des participants étrangers commence bien en amont de l’événement. Invitation, programme, plan d’accès, l’ensemble des éléments préparatoires doivent bien entendu leur être transmis traduits.

Le jour J, en fonction de la configuration de votre événement, vous pouvez également prévoir une traduction simultanée des débats, le sous-titrage des vidéos projetées etc.

6 / Après l’événement : capitaliser dans la durée

Concrétisez votre succès en envoyant un petit mot de remerciement à ceux qui étaient présents. Profitez de ce message pour leur envoyer un compte rendu qui reprendra les idées clés de votre événement. Transmettez-le rapidement, tant que c’est encore frais à l’esprit des participants afin d’en maximiser l’impact. Vous pouvez également le mettre en ligne sur votre site web et l’accompagner des vidéos ou des slides de présentation des intervenants.

Vous ancrez ainsi votre événement dans la durée en rendant les contenus accessibles aux plus grand nombre et notamment aux personnes intéressées par votre thématique mais qui n’auront pas pu faire le déplacement.

Ces bonnes pratiques sont, bien entendu, loin d’être exhaustives ! N’hésitez pas à compléter cette liste et/ou à nous faire part de votre expérience d’organisateur.